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Lean Administration

Das Drama in der Verwaltung macht auch vor der Geschäftsführung nicht halt

Gerade beim Wechsel z.B. in der Unternehmensführung kommen die Beschwerden: "Warum sind bei uns die Abläufe so kompliziert". Das Drama findet nicht nur hier, sondern auch in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen statt. Viele haben resigniert, manche es vielleicht noch gar nicht bemerkt, wie viel Geld aus dem Fenster geblasen wird.

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Wie sieht die Praxis aus?

Angebote können nicht zum Kunden, da eine dritte Unterschrift vom Geschäftsführer fehlt. Alle warten darauf, dass er endlich ins Haus kommt und seine Unterschrift leistet. Was keiner weiß - der Kunde hat sich schon längst verabschiedet. Vorschriften um Vorschriften - dafür fehlen Standards. Standards, die heute gebraucht werden. Standards, die dazu dienen Abläufe flach zu organisieren und die Prozesse zu optimieren, Informations- und Kommunikatonsfluss - auch zu Vorgesetzten, Genehmigungen einzuholen und die Unternehmensentwicklung zu kontrollieren und zu steuern und dabei die richtigen und wichtigen Regeln zu beachten, fehlen.

Aufregen, ankämpfen oder resignieren? Es gibt bessere Möglichkeiten, um Unternehmen in eine neue Richtung zu verändern - positiv - mit mehr Motivation und vor allem mit nachhaltigen Ergebnissen.

Mit Lean Administration werden Sie effektiver

In vielen Unternehmen ist die Produktion mit Lean Gedanken bereits umgestellt. Jetzt sollen aber auch die angrenzenden Geschäftsprozesse optimiert werden.

Lean Administration hat hier einen Werkzeugkasten mit verschiedenen Methoden zur Verfügung, um die Prozesse in der Verwaltung und im Dienstleistungsbereich zu optimieren. Ziel soll es sein, dass jede Aktivität zur Wertschöpfung beiträgt und unnötige Tätigkeiten, die keinen Wert haben und das gesamte Betriebsergebnis belasten, zu eliminieren. Mit Lean Administration die Produktivität und Effizienz steigern, die Durchlaufzeit verringern und mehr Zeit gewinnen, die für den Kunden eingesetzt wird.

Lean Methoden bei Lean Administration und officeLean sind wirkungsvoll

Wie bei officeLean soll auch bei Lean Administration der eigene Arbeitsplatz der Ausgangspunkt für Qualität sein. Dabei wird mit der 5S Methode gestartet und umgesetzt. Wenn der Arbeitsplatz von allen Verschwendungen frei ist, wird der Arbeitsplatz neu strukturiert, so dass z.B. alles in 60 Sekunden zu finden ist, auch die Vertretung.

Als nächstes wird als weitere Methode Standards definiert und festgelegt, an die sich alle Beteiligten halten. Ein Standard ist so lange ein Standard bis ihn ein neuer Standard ablöst. Standards kennen wir alle auch aus unserem Umfeld - z.B. Verkehrsregeln - Ampelschaltungen. Im beruflichen können es hier z.B. Ablagestandards oder auch eMail-Standards sein.

Wertstromanalyse ist ein weiteres Tool für Lean Administration. Diese Methode beschäftigt sich mit den Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Prozessmapping und Problemlösungsstory ergänzen diese wirkungsvollen Methoden.

Fazit: Lean Administration ist branchen- und organisationsübergreifend anwendbar.

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