slider

5S Programm

Mehr über das 5s Programm

Die 5s Methode ist ursprünglich entstanden durch die Einführung von Kaizen, KVP oder auch kontinuierlicher Verbesserungsprozess bei Toyota. Die 5s Methode wurde zum Standard in der Produktion und wird mittlerweile auch im Office bzw. Verwaltung erfolgreich genutzt und eingesetzt.

Das 5s Programm besteht aus 5 einzelnen Schritten. Jedes S steht dabei für einen Hauptschritt, die aufeinander aufbauen und auch von der festgelegten Reihenfolge sehr sinnvoll sind.

Checkliste Office
Sie haben sich entschieden für Ihren Office-Bereich etwas zu tun?

Ermitteln Sie Ihren Bedarf anhand unserer Checkliste.

Checkliste-Office-PDF
officeLean
Mehr zum Thema finden Sie hier:



Kontakt officeLean

Das 5s Programm in der Verwaltung / Administration / Office

Das 1. S vom 5s Programm steht für „Sortieren“ und besagt: Sortiere aus und entledige dich von unnötigen Dingen.

In der Praxis ist dies zum Teil gar nicht leicht. Gerade im Büro werden zu viele unnötige Dinge aufbewahrt. Dieses beginnt mit unnötiger Papierablage. (Es könnte ja sein, dass es einmal gebraucht wird.) Fragen Sie dann aber, wann haben sie das letzte Mal in den Ordner geschaut, kommt die Aussage, nur wenn etwas abgelegt wird. Ist wesentlich weniger in den Schränken und nur das, was wirklich benötigt wird, verringert sich auch automatisch die Suchzeiten, die im Büro bei 22 Arbeitstagen pro Mitarbeiter im Jahr betragen.

Genauso werden Schreibmaterial und Stifte und sonstige Dinge gehortet. Das erste Ziel sollte also sein, nur wirklich wichtige Ablagen aufzubewahren und Büromaterial für max. eine Woche im Schreibtisch zu bevorraten.

Das 2. S steht für „Systematische Ordnung“ und besagt: Schaffe an deinem Arbeitsplatz systematisch Ordnung.

Im Büroalltag soll effektiv und effizient gearbeitet werden. Dies erreichen wir zum Teil damit, dass wir nicht zu viel Zeit mit Suchen und zu lange Wegstrecken vergeuden. Den eigenen Schreibtisch nach dem Cockpit-Gedanken aufbauen. Was täglich benötigt wird direkt in Griffweite, was weniger benötigt wird etwas weiter weg, so dass Unterlagen, die nur einmal im Monat benötigt werden, im Schrank verschwinden können. Bei der Ablage immer zwischen Arbeitsakten, Archivakten und Nachschlagewerke unterscheiden, um die höchste Effektivität zu erreichen.

Das 3. S vom 5s Programm beschäftigt sich mit „Sauber halten“ und besagt: Jeder ist für seinen eigenen Arbeitsplatz verantwortlich - also halte deinen Arbeitsplatz sauber.

In vielen Unternehmen gibt es Reinigungskräfte, die sich um die groben Dinge kümmern. Für den eigenen Arbeitsplatz - gerade in den Schubladen und Schränken ist aber immer noch jeder selbst verantwortlich. Wenn Sie das 1. S gut umgesetzt haben, dann sollten sich auf dem Schreibtisch oder sonstigen Möbeln keine Papierstapeln mehr bilden. Das Reinigungspersonal ist ihnen dankbar, denn sie können jetzt gründlich sauber machen und müssen nicht immer um die Berge Papier wischen.

Das 4. S steht für „Standardisieren“ und besagt: Entscheide dich im Team für verbindliche Standards und Regeln.

Standards sind positive Regeln, Anordnungen und Verbesserungen am Arbeitsplatz, die sichtbar gemacht werden müssen. Sie beschreiben bereits Erreichtes, sind genau dokumentiert, allen Beteiligten bekannt und werden eingehalten. Standards lassen sich gerade sehr gut bei der Ablage entwickeln und umsetzen. Es werden die Ablagetechniken sowie die Beschriftung incl. der Farben als Standard definiert. Das gleiche System lässt sich auch auf dem Arbeitsplatzcomputer, Server, eMail-Programm realisieren.

Das 5. S steht für „Selbstdisziplin“. Halte die Regeln ein und arbeite an einer kontinuierlichen Verbesserung täglich weiter.

Kontrollieren Sie Ihren Arbeitsplatz laufend. Nehmen Sie keinen Fehler an, machen Sie keine Fehler und geben sie keine fehlerhaften „Produkte / Unterlagen“ weiter.

Das 5s Programm ist ein wesentlicher Bestandteil von Lean Office. Es lässt sich mit den Menschen vor Ort sehr gut umsetzen. Einmal gemacht ist nicht ausreichend. Es muss danach gelebt werden und auch von allen muss 5s beherzigt werden.

Die Führungskräfte und das Management müssen das 5s Programm auch von ihren Mitarbeitern einfordern und selbst danach leben. Es ist aber ein erster guter Schritt, um in der Administration, in der Verwaltung oder im Office effektiver und effizienter zu arbeiten. Das tägliche Arbeiten wird wieder leichter und angenehmer.

Aufwand und Nutzen vom 5s Programm

Welcher Aufwand vor Ort beim Unternehmen nötig ist, kann nicht einheitlich gesagt werden. Dies liegt einfach an unterschiedlichen Ausgangssituationen. Der Aufwand kann nach Zeit und Personalkosten aufgerechnet werden. Sie müssen aber einige Tage einkalkulieren. Damit das Tagesgeschäft nicht zu kurz kommt, kann nach den ersten 3 S's auch in kleinen Projektteams gearbeitet werden. Um aber eine gute Basis zu schaffen, benötigen Sie für den eigenen Arbeitsplatz einen Tag. So eine Aktion lässt sich sehr gut als Team durchführen.

Der Nutzen ist aber wesentlich höher. Es wird wertvolle Zeit gewonnen, die für Kunden genutzt werden kann. Ein effektiveres und effizienteres Arbeiten ist somit gegeben. Gerade auch die Such-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten reduzieren sich durch 5s wesentlich.

Infografik zur 5S Methode

PowerPoint zur 5S Methode

E-Book 5S Methode

Video 5S Methode

Managementzentrum der Wirtschaft GmbH
© BXB | Impressum