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5S Methode

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Die 5S-Phasen im officeLean System

5S im Büro ist ein handlungsorientiertes und pragmatisches Verbesserungskonzept. Die Arbeit mit 5S im Lean Management umfasst im Wesentlichen Hauptaktivitäten, die in logischer Abfolge innerhalb der 5S-Phasen durchgeführt werden müssen.

5S Methode

Lean Management mit 5S

Das Konzept der 5 Phasen und die in jeder Phase durchzuführenden Hauptaktivitäten bezeichnen wir als das 5S-Umsetzungsmodell.

1. Sortieren (seiri)
Trenne - Notwendiges - (für den laufenden Gebrauch) und - nicht Notwendiges

2. Systematisieren (seiton)
Alles Notwendige (von Phase 1) muss geordnet, organisiert und Gegenstände müssen korrekt platziert werden, um diese schnell und einfach wiederzufinden

3. Sauberkeit (seiso)
Führe eine Grundreinigung des Arbeitsbereichs durch. Suche nach Quellen von Schmutz und Staub und reduziere oder vermeide diese

4. Standardisieren (seiketsu)
Integriere die ersten 3S dauerhaft in den Arbeitsalltag. Wirke dem Verhalten entgegen, wieder in altbewährte Muster zu verfallen

5. Selbstdisziplin (shitsuke)
Stelle dauernde und konsequente Anwendung der ersten 4S sicher, damit diese ein ständiger Bestandteil der Arbeitskultur werden

Woher kommt eigentlich die 5s Methode?

Ursprünglich ist die 5s Methode entstanden durch die Einführung von Kaizen (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bei Toyota. Toyota hat diese 5s Methode zum Standard in ihrer Produktion gemacht. Diese 5s Methode wird nicht nur in der Produktion, sondern auch im Office bzw. in der Verwaltung erfolgreich genutzt. Die 5s Methode besteht aus 5 einzelnen Arbeitsschritten, die eingesetzt werden, um Prozesse und Arbeitsumgebung zu optimieren. Lean Management oder Lean Office greift diese bewährte Methode auf und setzt sie erfolgreich in der Verwaltung um. Die einzelnen S's stehen für japanische Begriffe wie Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. In Deutschland ist es aber üblich, die Begriffe der 5s Methode ins Deutsche zu übertragen.

Das 5s Programm und die Begrifflichkeit der einzelnen S's

Die 5s Methode ist ein unkompliziertes System, das schnell zu sichtbaren Erfolgen führt. Das 5s Programm liefert Vorteile sowohl für das Unternehmen, das Management als auch für den einzelnen Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz. Schauen wir uns zunächst an, was das 5s Programm enthält und wofür die einzelnen Tools der 5s Methode stehen.

  • Das 1. S steht für „Sortieren“. Sortiere aus und entledige dich von unnötigen Dingen.
  • Das 2. S steht für „Systematische Ordnung“. Schaffe an deinem Arbeitsplatz systematisch Ordnung.
  • Das 3. S steht für „Sauber halten“. Jeder ist für seinen eigenen Arbeitsplatz verantwortlich - also halte deinen Arbeitsplatz sauber.
  • Das 4. S steht für „Standardisieren“. Entscheide dich im Team für verbindliche Standards und Regeln.
  • Das 5. S steht für „Selbstdisziplin“. Halte die Regeln ein und arbeite an einer kontinuierlichen Verbesserung.

Mehr zum 5S Programm

5s Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Bestandteil von Lean Office

Um Verschwendung in der Verwaltung zu eliminieren, ist es sinnvoll, Lean Management einzuführen und zunächst immer mit der 5s Methode zu starten. Der Beginn ist immer der eigene Arbeitsplatz. Denn wie soll effektiv gearbeitet werden, wenn am eigenen Arbeitsplatz Chaos herrscht. Wie heißt es so schön: Jeder hat Zeit zum Suchen aber keiner hat Zeit zum Aufräumen. Die ersten 3s vom 5s Programm sind mehr als das jährliche vorweihnachtliche Aufräumen, hier wird der Grundstein für alle weiteren Optimierungen und Verbesserungen gelegt, bevor Standards (das 4. S aus dem 5s Programm) festgelegt, eingeführt und als fester Bestandteil der täglichen Arbeit verankert werden.

Mehr Informationen zum 5S Arbeitsplatz

Einführung 5S und wie weiter?

Im Lean Management 5s erleben wir immer wieder, wie begeistert die Mitarbeiter mitmachen. Das Unternehmen stellt Zeit zur Verfügung und die Mitarbeiter beteiligen sich aktiv bei der direkten Umsetzung. Mitarbeiter können ihren Teil dazu beitragen. Beim ersten Workshop ist es wichtig, gleich zu Beginn zu erklären, was Lean Management für sie bedeutet. Die Mitarbeiter verstehen sehr gut, dass es hier darum geht, Zeit zu gewinnen. Zeit, die für die Kunden investiert werden soll. Also muss am eigenen Arbeitsplatz, bei den Abläufen und Prozessen etwas passieren. Gestartet wird immer am eigenen Arbeitsplatz. Also erfolgt hier gleich eine Einführung 5s. Im ersten Modul werden die ersten zwei S's aus dem 5s Programm umgesetzt. In den nächsten Workshops geht es dann um die Standards, Prozesse und Abläufe und um Visualisierung und Teamtafel.

Mehr zum 5S Programm

Fazit: Das 5s Programm ist eine erfolgreiche Methode, mit der sich jedes Unternehmen beschäftigen sollte und das allen Qualitätsprozessen vorgeschaltet sein muss.

Infografik zur 5S Methode

PowerPoint zur 5S Methode

E-Book 5S Methode

Video 5S Methode

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